จำได้ลางๆ ว่ามันมีดราม่าบน Twitter กับคำถามที่ว่าเรียนเอ็กเซล (Excel) ไปทำไม ในฐานะคนที่ทำงานมาเกือบ 20 ปีแล้ว และได้พบเห็นประโยชน์ ทั้งที่เห็นคนอื่นเขาใช้ และที่เป็นคนใช้เอง ของโปรแกรม Excel (ชื่อเต็มๆ คือ Microsoft Excel) และโปรแกรมประเภท Spreadsheet หรือโปรแกรมตารางคำนวณมาก็มาก เลยว่าจะเล่าให้ฟังว่า เราจะเรียนรู้เรื่องโปรแกรม Excel หรือโปรแกรมพวก Spreadsheet ไปทำไม
ขี้หมูขี้หมา Excel ก็ใช้แทนเครื่องคิดเลขขนาดใหญ่ได้
ในฐานะโปรแกรมตารางคำนวณ อย่างน้อยๆ มันก็เอามาบวกลบคูณหารเลขได้อ่ะ ผมชอบเอามาใช้เวลาต้องคำนวณตัวเลขอะไรเยอะๆ แล้วแบบว่าต้องเก็บไว้อ้างอิงในอนาคตต่ะ เช่น เวลาวางแผนงบประมาณโครงการ อะไรพวกเนี้ย แทนที่จะกดเครื่องคิดเลขคำนวณเลขแล้วเอามาพิมพ์ใส่ตารางบน Microsoft Word ผมก็ทำไปบน Excel แล้วเก็บตัวเลขเอาไว้ให้จบๆ เลย แล้วค่อยก๊อปปี้มาแปะบน Word อีกที
สำหรับคนทั่วไป ที่ชอบคุยๆ กันว่าต้องรู้จักอดออม และทำบัญชีรายรับจ่าย โปรแกรมอย่าง Excel (หรือถ้ากะจะใช้ฟรีๆ ก็ไปใช้ Google Sheets ก็ได้) เนี่ยแหละ ที่เอามาใช้ในการวางแผนการเงินตัวเอง ทำบัญชีรายรับจ่ายได้สะดวกมากๆ
คำนวณด้านสถิติ Excel ก็ทำได้ อะไรง่ายๆ ไม่ต้องง้อ SPSS
เวลาต้องทำงานด้านสถิติ แบบประมวลผลข้อมูลงานวิจัย อะไร Sig อะไรไม่ Sig (หมายถึง Significant หรือก็คือ มีความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญทางสถิติหรือไม่) ปกติเราจะใช้โปรแกรม SPSS ในการคำนวณ มันสะดวกดี แค่กรอกข้อมูลลงไป แล้วรัน ก็ได้ตารางแจ่มๆ เอาไปแปะในเอกสารได้เลย แต่มันก็มีค่าใช้จ่าย ซึ่งเท่าที่ดูมันคิดเป็นไลเซ่นส์แพงโฮก คือ ถ้าเป็นแบบบริษัทก็หลายหมื่นเลย
แต่ Excel นี่มีฟังก์ชันสำหรับการคำนวณทางสถิติให้เราได้ใช้อยู่นะ และมันก็ทำตารางสรุปให้เราได้ไม่แพ้พวกโปรแกรมอย่าง SPSS เลยครับ มันคำนวณ t-Test, ANOVA แบบตัวแปรเดียว สองตัวแปรได้ หา Correlation ได้ และอื่นอีกมากมาย ขอแค่เราใช้เป็นเท่านั้นแหละ
อ้อ! การคำนวณทางสถิติอยู่ในฟังก์ชัน Data Analysis ซึ่งต้องไปเพิ่มเอาจาก Add-in ก่อนนะครับ เพิ่มแล้วมันจะอยู่ในแท็บ Data
ทำฐานข้อมูลง่ายๆ และประมวลผลฐานข้อมูลได้ด้วย PivotTable และถ้ายังไม่พอ ก็มี PowerPivot ให้ใช้อีก
เราอาจจะไม่ทันรู้ตัว แต่ในชีวิตการทำงาน หลายๆ คนต้องทำงานกับสิ่งที่เรียกว่า “ฐานข้อมูล” บ่อยมาก ที่เราไม่รู้ตัวก็เพราะเรามัวแต่คิดว่าฐานข้อมูลมันต้องเป็นอะไรแบบ MySQL, Microsoft SQL อะไรพวกเนี้ย แต่จริงๆ มันไม่ใช่ครับ เวลาเราสร้างไฟล์ Excel ขึ้นมา แล้วกำหนดหัวตาราง (Table header) เอาไว้ว่าในคอลัมน์ (Column) นี้จะเก็บข้อมูลอะไร และในแต่ละแถว (Row) ก็คือการเก็บข้อมูล 1 ชุด เช่น การเก็บรายการขายสินค้าของร้าน เป็นต้น
ซึ่งอะไรพวกเนี้ย พอเราจะสรุปผลว่ายอดขายต่อเดือนเป็นยังไง ลูกค้าคนไหนซื้อเยอะ คนไหนซื้อน้อย เซลส์คนไหนทำรายได้ดีที่สุด คนไหนทำได้แย่สุด สินค้าอะไรขายดี ถ้าเราต้องไปไล่คลำเอาจากรายการขายสินค้าทีละ Record นี่ อ้วกแตกแน่นอน แต่ Excel ช่วยคุณได้ด้วย PivotTable ครับ
อีกตัวอย่างนึงที่ผมนำเสนอได้ และหลายๆ คนในยุคปัจจุบันน่าจะได้ใช้ ก็คือการสรุปผลงานของ Social media ไม่ว่าจะ Twitter หรือ Facebook ที่เราสามารถ Export ข้อมูล Performance ของการโพสต์แต่ละครั้งของเราออกมาเป็นไฟล์ Excel ได้ ถ้าเราทำ PivotTable เป็น การสรุปผลนี่ง่ายสุดๆ
ถ้าเราเข้าใจหลักการของฐานข้อมูล แล้วเข้าใจเรื่องการทำงานของ PivotTable ชีวิตการทำงานของเราอาจจะง่ายขึ้นมากๆ เลย
PivotTable มันต่างจากตารางสรุปผลแบบปกติก็คือ แม้ว่ามันจะไม่ได้สวยงามมาก แต่มันเป็นการประมวลผลข้อมูลแบบ Dynamic นั่นหมายความว่าเราสามารถที่จะเปลี่ยน เพิ่มหรือลดตัวแปรที่เราสนใจที่จะประมวลผลได้ ที่ต้องทำก็แค่ลากฟิลด์ที่ต้องการมาใส่ใน Column หรือ Row ให้เหมาะสมกับสิ่งที่เราต้องการจะประมวลนั่นเอง
และถ้าแค่นี้มันไม่พอกินพอใช้ ก็ไปหัดใช้ PowerPivot เพิ่ม มันมีความสามารถในการประมวลผลมากกว่า PivotTable แบบปกติ (ชื่อก็บอกอยู่แล้วว่า PowerPivot)
ฟีเจอร์และสูตรต่างๆ อีกมากมาย ที่ทำให้ทำงานได้เร็วขึ้น มากขึ้น แต่ใช้เวลาและความพยายามน้อยลง
สูตร Excel นี่มีสูตรเกิน 470 สูตรให้เลือกใช้ในการประมวลผล และเมื่อเวลาผ่านไป มันก็มีฟีเจอร์ที่เข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานมากขึ้น เช่น Flash fill ที่ผมโคตรชอบ และอยากให้มันมีฟีเจอร์นี้มานานมาก อะไรพวกเนี้ย ให้อธิบายไปก็คงจะงงๆ ละครับ แต่มันคือสิ่งที่ถ้าเราได้เรียนรู้ที่จะใช้มันแล้ว งาน Excel ตามปกติที่เราเคยทำๆ อยู่แล้วใช้เวลาประมาณนึง อาจจะทำได้รวดเร็วขึ้น แม่นยำขึ้นอีกมาก
ก็นี่แหละ ถึงได้บอกว่าทำไมเราถึงควรเรียนเอ็กเซล แต่ผมไม่ได้หมายความว่าจะต้องจัดให้อยู่ในแผนการเรียนการสอนหรอกนะครับ ผมหมายถึง เราๆ ท่านๆ ทุกคน ไม่ว่าจะเด็กหรือผู้ใหญ่ (แต่จริงๆ คือ โดยเฉพาะผู้ใหญ่วัยทำงานนี่แหละ) ควรจะเรียนไว้เป็นทักษะเสริมฮะ
