เขียนไปสองตอนแล้ว แบบต่อเนื่อง แต่ตอนที่สามดันทิ้งระยะเวลาห่างไปหน่อย แต่ไม่ได้ลืมนะครับ ก็เพราะงั้นเลยมาเขียนอยู่นี่ไง (ฮา) ตอนแรกผมให้ตัวอย่างจดหมายขอความอนุเคราะห์ไปแล้ว ตอนสองก็เป็นเรื่องการเชิญมาเป็นวิทยากร และตอนจบนี่ จะเป็นเรื่องการขอสัมภาษณ์ครับ ซึ่งเชื่อว่าน้องๆ ที่กำลังเรียนมหาวิทยาลัยจำนวนไม่น้อย ต้องเขียนจดหมายนี้บ่อยๆ ล่ะ
เชื่อหรือไม่ว่า ในบรรดาจดหมายทั้งสามแบบ ผมว่าจดหมายขอสัมภาษณ์น่าจะเขียนง่ายสุดครับ แต่ในขณะเดียวกันก็ยากสุดเช่นกัน อ่านมาถึงตรงนี้แล้วงงแมะ ถ้างง อ่านต่อไปครับ จะได้หายงง
จดหมายขอสัมภาษณ์: เขียนง่ายเพราะโครงสร้าง
การเขียนจดหมายขอสัมภาษณ์ มีเนื้อหาหลักๆ แค่ 4 ส่วนเองครับ ประกอบไปด้วย 3 ย่อหน้า และ 1 เอกสารแนบครับ มีเทมเพลตที่แทบจะเรียกว่าลอกตามได้เลยครับ ก็อปตรงนี้ไปเลยก็ได้ แล้วไปแก้ไขเนื้อหาตามความเหมาะสมครับ
เรื่อง ขอความอนุเคราะห์ข้อมูลและสัมภาษณ์
เรียน [ใส่ชื่อ-นามสกุล ผู้ที่เราอยากจะไปสัมภาษณ์ หรือตัวกลางผู้ติดต่อ]
ด้วยในภาค XXXXX ปีการศึกษา พ.ศ. 25xx คณะ XXXXXXX ได้เปิดสอนวิชา XXXXXXXX ซึ่งเนื้อหาในรายวิชามีวัตถุประสงค์เพื่อให้นักศึกษาได้มีความเข้าใจถึง [ก็เขียนวัตถุประสงค์ของรายวิชาไว้ตรงนี้] โดยส่วนหนึ่งของกิจกรรมในวิชานี้คือการให้นักศึกษาได้สัมภาษณ์ผู้เชี่ยวชาญในด้านดังกล่าว ทั้งนี้เพื่อให้นักศึกษามีความรู้ความเข้าใจในเรื่องนี้มากขึ้น
จึงใครขอความอนุเคราะห์จาก xxxxxxxxxxxx ในการให้ข้อมูลและสัมภาษณ์แก่ นาย/นางสาว xxxxxxxxxxxx นักศึกษาคณะ xxxxxxx ชั้นปีที่ x โดยมีหัวข้อสัมภาษณ์ตามเอกสารแนบ
จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา และขอขอบพระคุณล่วงหน้ามา ณ โอกาสนี้ หากท่านมีข้อสงสัยประการใด สามารถติดต่อสอบถามได้ที่ นาย/นางสาว xxxxxxx ที่หมายเลข 0x-xxxx-xxxx หรืออีเมลแอดเดรส xxxxxx@xxx.xxx
ตรงนี้มีหมายเหตุใหญ่ๆ สองข้อคือ
- ตอนที่เขียนว่า “เรียน ….” เนี่ยมันสามารถเขียนชื่อนามสกุลผู้ที่เราต้องการติดต่อโดยตรงไปเลยก็ได้ หรือถ้าเกิดว่าปกติแล้ว การติดต่อบุคคลดังกล่าวต้องผ่านคนกลาง เช่น เลขา หรือ เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ (ในกรณีของหน่วยงานภาครัฐ หรือองค์กรใหญ่ๆ) ก็ใส่ชื่อบุคคลนั้นไป หรือบางทีถ้าเราไม่รู้ว่าเป็นใคร เช่น จะขอสัมภาษณ์ CEO ของบริษัท เราก็อาจจะเขียนถึง ฝ่ายบุคคล ของบริษัทนั้น ก็เขียนเป็น เรียนผู้จัดการฝ่ายบุคคล บริษัท xxxx ไปแทน
- ย่อหน้าที่สอง เวลาที่บอกว่าจะให้นักศึกษาคนไหนเป็นผู้สัมภาษณ์ ถ้าเกิดว่ามีคนเดียวก็แล้วไป เขียนตามตัวอย่างด้านบนได้เลย แต่ถ้าเกิดมีหลายคน ให้เปลี่ยนมาเป็น “ในการให้ข้อมูลและสัมภาษณ์แก่คณะนักศึกษา โดยมีรายชื่อ และหัวข้อสัมภาษณ์ตามเอกสารแนบ” แบบนี้ครับ
และแน่นอน ด้วยเหตุนี้ “เอกสารแนบ” ก็เลยเป็นเรื่องสำคัญครับ เพราะมันจะต้องมีหัวข้อและคำถามในการสัมภาษณ์อยู่ในนั้น และถ้าเกิดมีนักศึกษาหลายคน รายชื่อก็จะอยู่ตรงนั้นนั่นเอง
เอกสารแนบ: ข้อคำถามในการสัมภาษณ์นี่แหละ สำคัญ (และเขียนยากหน่อย)
แม้ว่าเรากำลังจะไปสัมภาษณ์ผู้ที่เชี่ยวชาญในเรื่องที่เราจะไปถาม แต่เวลาไปสัมภาษณ์ใคร อยากไปเซอร์ไพร์สเขาด้วยการไม่ส่งคำถามหรือประเด็นคำถามที่จะไปสัมภาษณ์เขาก่อนล่ะครับ บางทีสิ่งที่เราอยากจะถามนั้น เราเองก็ไม่รู้หรอกว่ามันคือสิ่งที่เขาสามารถตอบได้ หรือรู้คำตอบจริงๆ ไหม ใช่ครับเขาคือผู้เชี่ยวชาญเขาควรจะรู้คำตอบ แต่เราสิ ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญ เราอาจจะไม่รู้ว่าสิ่งที่เราจะถามนั้น มันอาจไม่ตรงประเด็นที่เขาเป็นผู้เชี่ยวชาญก็ได้
การแนบหัวข้อและแนวประเด็นคำถามในการสัมภาษณ์ให้ไปนั้น มันช่วยให้
- ผู้ที่ถูกสัมภาษณ์พิจารณาได้ว่าเขาคือผู้ที่ “ใช่” จริงหรือไม่ หากไม่ใช่เขาก็จะได้ปฏิเสธได้ หรือเขาอาจจะแนะนำคนอื่นให้เราได้ด้วย หากรู้ว่าประเด็นที่เราอยากจะถามจริงๆ คืออะไร
- ผู้ที่ถูกสัมภาษณ์อาจจะช่วยแนะแนว หรือขัดเกลาประเด็นคำถามที่เราถามให้ด้วย ซึ่งจะช่วยให้การสัมภาษณ์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น
- ผู้ให้สัมภาษณ์เห็นถึงความใส่ใจและความตั้งใจของเราในการสัมภาษณ์
หากเราขอสัมภาษณ์ แต่ไม่มีหัวข้อหรือประเด็นคำถามไปให้ ก็มีโอกาสที่ผู้ที่ถูกขอสัมภาษณ์จะปฏิเสธได้ แต่ในขณะเดียวกัน ผมก็ขอแนะนำว่าอย่าทำหัวข้อหรือประเด็นคำถามแบบขอไปทีนะครับ สิ่งที่ส่งไปมันคือสิ่งที่จะชี้วัดว่าเรามีความตั้งใจ ใส่ใจ และเข้าใจในประเด็นที่จะสัมภาษณ์มากน้อยขนาดไหน … ตรงนี้แหละ ผมถึงบอกว่ามันเขียนยากหน่อย
เครดิตรูป: เชียงใหม่นิวส์
ขอบพระคุณ เชียงใหม่นิวส์ ที่เอื้อเฟื้อรูปประกอบบทความครับ Facebook: Chiang Mai News Web: ChiangMaiNews.com
