ผอ.สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษามัธยมศึกษา เขต 34 ให้สัมภาษณ์นักศึกษา คณะการสื่อสารมวลชน มหาวิทยาลัยเชียงใหม่

แนวทางการเขียนจดหมายหรืออีเมลถึงบุคคลหรือองค์กร เพื่อขอความอนุเคราะห์ เชิญเป็นวิทยากร หรือขอสัมภาษณ์ (ตอนจบ)

เขียนไปสองตอนแล้ว แบบต่อเนื่อง แต่ตอนที่สามดันทิ้งระยะเวลาห่างไปหน่อย แต่ไม่ได้ลืมนะครับ ก็เพราะงั้นเลยมาเขียนอยู่นี่ไง (ฮา) ตอนแรกผมให้ตัวอย่างจดหมายขอความอนุเคราะห์ไปแล้ว ตอนสองก็เป็นเรื่องการเชิญมาเป็นวิทยากร และตอนจบนี่ จะเป็นเรื่องการขอสัมภาษณ์ครับ ซึ่งเชื่อว่าน้องๆ ที่กำลังเรียนมหาวิทยาลัยจำนวนไม่น้อย ต้องเขียนจดหมายนี้บ่อยๆ ล่ะ เชื่อหรือไม่ว่า ในบรรดาจดหมายทั้งสามแบบ ผมว่าจดหมายขอสัมภาษณ์น่าจะเขียนง่ายสุดครับ แต่ในขณะเดียวกันก็ยากสุดเช่นกัน อ่านมาถึงตรงนี้แล้วงงแมะ ถ้างง อ่านต่อไปครับ จะได้หายงง

จดหมายขอสัมภาษณ์: เขียนง่ายเพราะโครงสร้าง

การเขียนจดหมายขอสัมภาษณ์ มีเนื้อหาหลักๆ แค่ 4 ส่วนเองครับ ประกอบไปด้วย 3 ย่อหน้า และ 1 เอกสารแนบครับ มีเทมเพลตที่แทบจะเรียกว่าลอกตามได้เลยครับ ก็อปตรงนี้ไปเลยก็ได้ แล้วไปแก้ไขเนื้อหาตามความเหมาะสมครับ
เรื่อง        ขอความอนุเคราะห์ข้อมูลและสัมภาษณ์ เรียน       [ใส่ชื่อ-นามสกุล ผู้ที่เราอยากจะไปสัมภาษณ์ หรือตัวกลางผู้ติดต่อ] ด้วยในภาค XXXXX ปีการศึกษา พ.ศ. 25xx คณะ XXXXXXX ได้เปิดสอนวิชา XXXXXXXX ซึ่งเนื้อหาในรายวิชามีวัตถุประสงค์เพื่อให้นักศึกษาได้มีความเข้าใจถึง [ก็เขียนวัตถุประสงค์ของรายวิชาไว้ตรงนี้] โดยส่วนหนึ่งของกิจกรรมในวิชานี้คือการให้นักศึกษาได้สัมภาษณ์ผู้เชี่ยวชาญในด้านดังกล่าว ทั้งนี้เพื่อให้นักศึกษามีความรู้ความเข้าใจในเรื่องนี้มากขึ้น จึงใครขอความอนุเคราะห์จาก xxxxxxxxxxxx ในการให้ข้อมูลและสัมภาษณ์แก่ นาย/นางสาว xxxxxxxxxxxx นักศึกษาคณะ xxxxxxx ชั้นปีที่ x โดยมีหัวข้อสัมภาษณ์ตามเอกสารแนบ จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา และขอขอบพระคุณล่วงหน้ามา ณ โอกาสนี้ หากท่านมีข้อสงสัยประการใด สามารถติดต่อสอบถามได้ที่ นาย/นางสาว xxxxxxx ที่หมายเลข 0x-xxxx-xxxx หรืออีเมลแอดเดรส xxxxxx@xxx.xxx
ตรงนี้มีหมายเหตุใหญ่ๆ สองข้อคือ
  • ตอนที่เขียนว่า “เรียน ….” เนี่ยมันสามารถเขียนชื่อนามสกุลผู้ที่เราต้องการติดต่อโดยตรงไปเลยก็ได้ หรือถ้าเกิดว่าปกติแล้ว การติดต่อบุคคลดังกล่าวต้องผ่านคนกลาง เช่น เลขา หรือ เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ (ในกรณีของหน่วยงานภาครัฐ หรือองค์กรใหญ่ๆ) ก็ใส่ชื่อบุคคลนั้นไป หรือบางทีถ้าเราไม่รู้ว่าเป็นใคร เช่น จะขอสัมภาษณ์ CEO ของบริษัท เราก็อาจจะเขียนถึง ฝ่ายบุคคล ของบริษัทนั้น ก็เขียนเป็น เรียนผู้จัดการฝ่ายบุคคล บริษัท xxxx ไปแทน
  • ย่อหน้าที่สอง เวลาที่บอกว่าจะให้นักศึกษาคนไหนเป็นผู้สัมภาษณ์ ถ้าเกิดว่ามีคนเดียวก็แล้วไป เขียนตามตัวอย่างด้านบนได้เลย แต่ถ้าเกิดมีหลายคน ให้เปลี่ยนมาเป็น “ในการให้ข้อมูลและสัมภาษณ์แก่คณะนักศึกษา โดยมีรายชื่อ และหัวข้อสัมภาษณ์ตามเอกสารแนบ” แบบนี้ครับ
และแน่นอน ด้วยเหตุนี้ “เอกสารแนบ” ก็เลยเป็นเรื่องสำคัญครับ เพราะมันจะต้องมีหัวข้อและคำถามในการสัมภาษณ์อยู่ในนั้น และถ้าเกิดมีนักศึกษาหลายคน รายชื่อก็จะอยู่ตรงนั้นนั่นเอง  

เอกสารแนบ: ข้อคำถามในการสัมภาษณ์นี่แหละ สำคัญ (และเขียนยากหน่อย)

แม้ว่าเรากำลังจะไปสัมภาษณ์ผู้ที่เชี่ยวชาญในเรื่องที่เราจะไปถาม แต่เวลาไปสัมภาษณ์ใคร อยากไปเซอร์ไพร์สเขาด้วยการไม่ส่งคำถามหรือประเด็นคำถามที่จะไปสัมภาษณ์เขาก่อนล่ะครับ บางทีสิ่งที่เราอยากจะถามนั้น เราเองก็ไม่รู้หรอกว่ามันคือสิ่งที่เขาสามารถตอบได้ หรือรู้คำตอบจริงๆ ไหม ใช่ครับเขาคือผู้เชี่ยวชาญเขาควรจะรู้คำตอบ แต่เราสิ ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญ เราอาจจะไม่รู้ว่าสิ่งที่เราจะถามนั้น มันอาจไม่ตรงประเด็นที่เขาเป็นผู้เชี่ยวชาญก็ได้ การแนบหัวข้อและแนวประเด็นคำถามในการสัมภาษณ์ให้ไปนั้น มันช่วยให้
  • ผู้ที่ถูกสัมภาษณ์พิจารณาได้ว่าเขาคือผู้ที่ “ใช่” จริงหรือไม่ หากไม่ใช่เขาก็จะได้ปฏิเสธได้ หรือเขาอาจจะแนะนำคนอื่นให้เราได้ด้วย หากรู้ว่าประเด็นที่เราอยากจะถามจริงๆ คืออะไร
  • ผู้ที่ถูกสัมภาษณ์อาจจะช่วยแนะแนว หรือขัดเกลาประเด็นคำถามที่เราถามให้ด้วย ซึ่งจะช่วยให้การสัมภาษณ์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น
  • ผู้ให้สัมภาษณ์เห็นถึงความใส่ใจและความตั้งใจของเราในการสัมภาษณ์
หากเราขอสัมภาษณ์ แต่ไม่มีหัวข้อหรือประเด็นคำถามไปให้ ก็มีโอกาสที่ผู้ที่ถูกขอสัมภาษณ์จะปฏิเสธได้ แต่ในขณะเดียวกัน ผมก็ขอแนะนำว่าอย่าทำหัวข้อหรือประเด็นคำถามแบบขอไปทีนะครับ สิ่งที่ส่งไปมันคือสิ่งที่จะชี้วัดว่าเรามีความตั้งใจ ใส่ใจ และเข้าใจในประเด็นที่จะสัมภาษณ์มากน้อยขนาดไหน … ตรงนี้แหละ ผมถึงบอกว่ามันเขียนยากหน่อย เครดิตรูป: เชียงใหม่นิวส์ ขอบพระคุณ เชียงใหม่นิวส์ ที่เอื้อเฟื้อรูปประกอบบทความครับ Facebook: Chiang Mai News Web: ChiangMaiNews.com

Post Author: นายกาฝาก

บล็อกเกอร์ต๊อกต๋อย ผู้นิยมชมชอบการรีวิวแบบไม่เกรงใจหน้าอินทร์หน้าพรหม ด้วยความเชื่อที่ว่า ถ้าคนอ่านเขาได้ทราบถึงข้อดีข้อเสียของผลิตภัณฑ์แล้วยังตัดสินใจซื้อ เขาจะมีปัญหากับผลิตภัณฑ์นั้นน้อยกว่าซื้อเพราะอ่านบล็อกที่เขียนมาอวย ... ก็เท่านั้นเอง

ใส่ความเห็น

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.