ในตอนที่แล้วผมเขียนถึงการเขียนจดหมายเพื่อขอความอนุเคราะห์ครับ ในตอนที่ 2 ก็จะขอเป็นเรื่องของการเชิญใครซักคนมาเป็นวิทยากร อันนี้ก็สำคัญ และมีน้องๆ นักศึกษาหลายคนที่อาจไม่รู้ว่าควรจะเขียนยังไง และโดยส่วนตัวผมเคยเจอเคสที่เขียนมาด้วย Subject ประมาณว่า ขอเรียนเชิญเป็นวิทยากรในงาน xxx ของมหาวิทยาลัย yyy แล้วไม่มีเนื้อหาจดหมายใดๆ มีเพียงแค่หมายกำหนดการของงานแนบมาเฉยๆ ซึ่งอยากจะขอบอกน้องว่า มันผิดมหันต์มากนะครับน้อง!!!
การเชิญวิทยากรด้วยแนวคิด Minimalist แบบที่กล่าวถึงไปเมื่อกี้ มันเหมาะสำหรับกรณีที่เรารู้จักกับตัววิทยากรดี มีความสนิทสนมกันดีอยู่แล้ว แต่ถึงกระนั้นก็ตาม ตอนที่ผมเชิญเพื่อนๆ พี่ๆ ที่รู้จักกันไปเป็นวิทยากร ผมอาจจะส่งเป็นข้อความไปทาง LINE หรือโทรไปคุย แต่อย่างน้อยที่สุด ต่อไปนี้คือสิ่งที่ผมต้องบอกให้เขาทราบ
- งานที่จะเชิญไปเป็นวิทยากรชื่องานอะไร ต้องการให้วิทยากรไปคุยเรื่องอะไร มีเนื้อหาประมาณไหน … เจ้าตัวที่ถูกเชิญจะได้ตัดสินใจได้ว่า ตัวเองใช่คนที่เหมาะสมจริงไหม
- งานที่จะเชิญไปเป็นวิทยากร จัดขึ้นที่ไหน โดยใคร จัดขึ้นเมื่อไหร่ และเวลาอะไร … เจ้าตัวที่ถูกเชิญจะได้ตอบได้เลยว่าสะดวกไปหรือเปล่า
- มีค่าตัวไม่มีค่าตัวยังไง ก็บอกกันไปตรงๆ … โดยมากถ้าเป็นมหาวิทยาลัยเชิญไป มักจะไม่ค่อยได้ค่าตัวหรอกครับ หรือถ้าได้ ก็จะเป็นเรทมหาวิทยาลัย ซึ่งต่ำกว่าค่าตัวปกติของวิทยากรมากมายมหาศาล (แต่วิทยากรจำนวนไม่น้อยก็ยินดีที่จะไปแบ่งปันความรู้และประสบการณ์ให้น้องๆ อยู่แล้ว บางคนยินดีไปฟรีด้วย อาจจะขอแค่ค่ารถค่าเครื่องบิน … ถ้าบินไปอะนะ)
คำถาม: คิดว่าตัวอย่างต่อไปนี้ เป็นจดหมายเชิญที่เหมาะสมหรือยัง?
มีครั้งนึง ผมได้รับอีเมลจากนักศึกษามหาวิทยาลัยแห่งหนึ่ง มี Subject ว่า “ขอเชิญเป็นวิทยากร” และมีเนื้อหาในอีเมลตามนี้ครับ ไม่มีไฟล์แนบใดๆ
เนื่องจาก ในวันที่ 10 กันยายน 2554 ทางคณะบริหารธุรกิจ มหาวิทยาลัย xxx ได้มีการจัดสัมมนาเรื่อง “ABCDEFG” จึงขอเรียนเชิญคุณ kafaak เข้าเป็นวิทยากรให้ความรู้ในหัวข้อเรื่อง “ZZZZZZZ” โดยจะใช้เวลาตั้งแต่ 13:00 – 16:00 น. เป็นเวลา 3 ชั่วโมง มีค่าตอบแทนให้ชั่วโมงละ 1,200 บาท
ขอบคุณครับ
ชื่อ-นามสกุล คนเชิญ
โทร: 08x-xxx-xxxx
ชื่อมหาวิทยาลัย
คำถามมีอยู่ว่า ด้านบนนี่เป็นจดหมายเชิญที่เหมาะสมดีแล้วหรือยัง? ผมขอตอบว่า ในแง่ของการเชิญแบบไม่เป็นทางการ วิทยากรไม่ได้ซีเรียสอะไรมาก แค่นี้ก็ให้ข้อมูลได้มากเพียงพอครับ ในกรณีของผม ผมก็รู้เลยว่าวันเวลาที่ไปบรรยายคือตอนไหน ที่ไหน และมีเบอร์โทรให้ผมติดต่อไปยังผู้เชิญเพื่อขอรายละเอียดได้
แต่ถ้าน้องกำลังจะเชิญบุคคลที่มีคุณวุฒิสูง เช่นระดับอาจารย์ หรือ ผู้ดำรงตำแหน่งต่างๆ เช่น นายตำรวจชั้นผู้ใหญ่ หรือเจ้าหน้าที่จากกระทรวง ทบวง กรม หรือ องค์กรต่างๆ อะไรแบบนี้ แค่นี้มันไม่พอ และไม่สมควรเป็นอย่างยิ่งนะครับ
โครงสร้างของจดหมายเชิญเป็นวิทยากร
เช่นเคยครับ การเขียนจดหมายประเภทนี้มันไม่ยาก แค่จำโครงสร้างและสิ่งที่จะอยู่ในย่อหน้าต่างๆ ของตัวจดหมาย แค่นี้มันก็ช่วยได้เยอะแล้วครับ ซึ่งโดยหลักๆ ก็จะประกอบไปด้วย
บทนำ: อธิบายว่าน้องเป็นใครมาจากไหน และกำลังจะจัดงานอะไรที่อยากจะเชิญมาเป็นวิทยากร
ถ้าไม่ใช่ว่าน้องรู้จักวิทยากรเป็นการส่วนตัวอยู่แล้วละก็ ให้น้องคิดเอาไว้ก่อนเลยครับว่าวิทยากรไม่รู้จักน้องหรอกครับ ฉะนั้นต้องเริ่มเกริ่นนำให้ทราบก่อน ว่าน้องอยู่คณะไหน มหาวิทยาลัยอะไร แล้วกำลังจะจัดงานอะไร ด้วยวัตถุประสงค์อะไร แล้วก็ลุยต่อด้วยการขอเชิญเป็นวิทยากรเลย พร้อมบอกรายละเอียดเกี่ยวกับงาน แบบนี้
เรื่อง ขอเชิญเข้าร่วมเป็นวิทยากรในงาน ……….
เรียน ชื่อ-นามสกุล วิทยากร
สิ่งที่แนบมาด้วย มีอะไรก็ว่ากันไป
ด้วยคณะ ….. มหาวิทยาลัย …… ได้จัดงาน …….. ขึ้นในวันที่ …. เดือน …. พ.ศ. …. เวลา …….. ณ …….. เพื่อ บอกวัตถุประสงค์ของงานไปว่าเพื่ออะไร เช่น เพื่อให้ความรู้ความเข้าใจในเรื่องของการกลั่นแกล้งบนโลกออนไลน์แก่บุคคลทั่วไป อะไรแบบนี้ เป็นต้น ซึ่งทางคณะ …. มหาวิทยาลัย …. ได้เห็นว่าท่านเป็นผู้มีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญในประเด็นดังกล่าว จึงใคร่ขอเรียนเชิญท่านมาเป็นวิทยากรบรรยายในงาน …….. ในเวลา ………. ณ ….. [ถ้ามีค่าตอบแทน ก็เขียนมันไปตรงนี้แหละว่า โดยมีค่าตอบแทน xxx บาท]
จุดสำคัญของบทนำนี้คือ
- บอกให้ชัดว่าเป็นงานอะไร เวิร์กช้อป, งานเสวนา หรืออะไรก็ว่าไป ถ้าเกิดเป็นงานเสวนา มีวิทยากรหลายคน แต่ขึ้นเวทีทีละคน ก็ระบุไปครับว่าให้ขึ้นบรรยายเวลาไหนถึงเวลาไหน หรือหากขึ้นพร้อมกันหลายคน ก็อาจจะบอกไปด้วยว่า ร่วมเวทีเสวนากับวิทยากรผู้ทรงคุณวุฒิอีกกี่ท่านก็ว่ากันไป แล้ววงเล็บว่ารายชื่อวิทยากรตามเอกสารแนบ อะไรแบบนี้
- ตอนที่พูดถึงวัตถุประสงค์ของงานเนี่ย ก็บอกไปด้วยเลยว่า ผู้เข้าร่วมงานมีกลุ่มเป้าหมายเป็นใคร มันสำคัญกับวิทยากรในการเตรียมเนื้อหาครับ ผมเคยเจอกับตัวเองเคสนึง ที่ผู้จัดเขาบอกไม่ได้ว่าคนเข้าร่วมเป็นใคร ความรู้ความเข้าใจระดับไหน แล้วทำให้สไลด์ที่ผมเตรียมไปบรรยายมันไม่เหมาะกับผู้ฟัง ผมต้องไปด้นสดแบบไม่มีสไลด์ประกอบ 3 ชั่วโมงเต็มแทน แทบอ้วก
- ก่อนจะเชิญ ทำการบ้านมาให้ดีอย่างยิ่ง วิทยากร ชื่อ-นามสกุล อะไร สะกดอย่าให้พลาด และต้องแน่ใจว่าเขาคือคนที่ใช่สำหรับหัวข้อนี้จริงๆ เพราะอย่างที่เห็น ท่ามาตรฐานของเราคือบอกว่า เราได้เห็นว่าท่านเป็นผู้มีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญในประเด็นดังกล่าว … ถ้าเชิญผิดนี่หน้าแหกนะครับ
- อย่าลืมบอกวิทยากรถึง วัน เวลา และ สถานที่ที่จัดงานนะครับ บอกให้ละเอียด จัดงานที่โรงแรมไหน มหาวิทยาลัยไหน ตึกไหน ชั้นไหน ห้องอะไร
บทส่งท้าย: เรียนมาเพื่อพิจารณา และหวังว่าจะได้รับความอนุเคราะห์
บทส่งท้ายนี้ไม่ได้มีอะไรมากเลยครับ เรียกว่าแทบจะก็อปปี้ไปแปะได้เลย หรือจะดัดแปลงเพิ่มซักหน่อยก็โอเคครับ ให้ดูตัวอย่างแบบนี้นะ
จึงเรียนมาเพื่อพิจารณา และหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้รับความอนุเคราะห์จากท่าน และหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้รับเกียรติและความอนุเคราะห์จากท่าน และขอขอบพระคุณสำหรับการพิจารณามา ณ โอกาสนี้ หากท่านมีข้อสงสัยประการใด สามารถติดต่อ ชื่อ-นามสกุล ผู้ประสานงานวิทยากร ได้ที่หมายเลข 0xx-xxx-xxxx หรืออีเมล xxxxx@xxx.xx
ขอแสดงความนับถือ
ชื่อ-นามสกุล ของน้องที่เป็นตัวแทนติดต่อ
ผู้ประสานงานวิทยากร
คณะ ….
มหาวิทยาลัย ….
ตอนปิดท้ายอ่ะ จุดสำคัญที่หลายคนลืมกันคือ ถ้าเกิดวิทยากรเกิดข้อสงสัยจะให้ติดต่อใคร และจะติดต่อยังไง อันนี้สำคัญมากนะครับ จริงๆ แล้วดีที่สุดควรให้เบอร์โทรไว้ด้วย แน่นอนว่ามีวิทยากรบางคนไม่สะดวกที่จะให้เราโทรศัพท์ไปหาเขา แต่การทิ้งเบอร์โทรและอีเมลเอาไว้ให้เผื่อติดต่อกลับเนี่ย สำคัญครับ … เดี๋ยวนี้เผลอๆ บอกได้ด้วยซ้ำว่า LINE มาถามได้ที่ ID นี้ (แต่ผมยังไม่แนะนำ โดยเฉพาะกับวิทยากรที่อาจจะดูแล้วเป็นคนรุ่นเดอะหน่อย)
เอกสารแนบ: กำหนดการ ข้อมูลเพิ่มเติม อย่าลืมแนบไป
เวลาเราเชิญวิทยากร เราอาจจะไม่ได้ต้องการให้เขามาอยู่ตั้งกะเริ่มต้นยันงานจบ แต่มันก็เป็นเรื่องสำคัญที่จะส่งกำหนดการให้วิทยากรทราบด้วย เขาจะได้เห็นภาพรวมของงานมากขึ้นครับ (เผื่อเขาอาจจะมาเร็วกว่ากำหนดเพื่อมาร่วมงานด้วย อะไรแบบนี้) กรณีที่มีวิทยากรหลายคน รายชื่อของวิทยากรต่างๆ และหัวข้อที่แต่ละท่านจะพูดก็ใส่ไว้ตรงนี้แหละ
ถ้าเกิดว่าเราเชิญเขามาบรรยายในหัวข้อเฉพาะเจาะจงแบบเดี่ยวๆ ควรแนบโครงสร้างเนื้อหาคร่าวๆ ไปให้วิทยากรด้วย เพื่อเขาจะได้เข้าใจชัดเจนขึ้นว่าเราอยากจะให้เขาไปบรรยายเรื่องอะไร เราอยากได้เนื้อหาอะไรจากเขา
และสุดท้าย ถ้าจะให้เริ่ดสุดๆ แนบแผนที่แบบคร่าวๆ ของสถานที่นั้นไปให้ด้วยก็จะดีครับ (แต่ไม่มีก็ไม่เป็นไร เพราะสามารถติดต่อสอบถามได้ภายหลัง)
บางทีวิทยากรอาจต้องการหนังสือเชิญอย่างเป็นทางการ
มีบางกรณีที่วิทยากรจะต้องการหนังสือเชิญอย่างเป็นทางการครับ ส่วนใหญ่จะเจอในกรณีที่เชิญไปในฐานะขององค์กร บริษัท หรือ หน่วยงานภาครัฐ กรณีนี้เขาจะต้องการจดหมายเชิญอย่างเป็นทางการเพื่อแจ้งให้หน่วยงานต้นสังกัดทราบ จะได้รู้ว่าไม่ได้แอบโดดงานไปไหน (ฮา) ถ้าเกิดวิทยากรขอมา ก็ไปติดต่อทางคณะเพื่อขอให้ช่วยออกจดหมายเชิญให้ครับ อันนี้ทางคณะเขาจะเป็นคนร่างเอง ในส่วนของรายละเอียดเขาก็จะขอจากเราเพิ่มเติมอีกที ตัวหนังสือเชิญอาจจะต้องเป็นตัวจริง (ส่งไปรษณีย์หรือไม่ก็เรียกพี่แมสพี่วินไปส่ง) หรือสแกนส่งไปทางอีเมล แล้วตัวจริงค่อยมอบให้วันที่มาบรรยายจริงก็ได้ อันนี้แล้วแต่จะคุยรายละเอียดกัน
ทั้งหมดก็ประมาณนี้แหละครับ สำหรับพื้นฐานการเขียนจดหมายเชิญมาเป็นวิทยากร
