แนวทางการเขียนจดหมายหรืออีเมลถึงบุคคลหรือองค์กร เพื่อขอความอนุเคราะห์ เชิญเป็นวิทยากร หรือขอสัมภาษณ์

แนวทางการเขียนจดหมายหรืออีเมลถึงบุคคลหรือองค์กร เพื่อขอความอนุเคราะห์ เชิญเป็นวิทยากร หรือขอสัมภาษณ์ (ตอนที่ 1)

ด้วยงานอดิเรกและงานประจำที่ทำอยู่ ทำให้ผมได้รับจดหมายหรืออีเมลเพื่อเชิญเป็นวิทยากร หรือขอสัมภาษณ์ โดยน้องๆ นักศึกษาบ้างเป็นครั้งคราว แต่มีบางครั้งที่อีเมลที่น้องส่งเข้ามาทำเอาผมอึ้งไปเลยทีเดียวครับ เลยทำให้รู้สึกว่ามาเขียนบล็อกเพื่อแนะนำแนวทางในการเขียนจดหมาย หรือ อีเมล ถึงตัวบุคคลหรือตัวองค์กร เพื่อขอความอนุเคราะห์ หรือขอสัมภาษณ์ เอาไว้ตรงนี้ดีกว่า เผื่อจะได้เป็นประโยชน์แก่น้องๆ และคนทั่วไปได้ครับ

การบ้านที่ต้องทำก่อนจะเขียนจดหมายหรืออีเมลหรือบุคคลหรือองค์กร

การเขียนจดหมายหรืออีเมลถึงบุคคลหรือองค์กร ยิ่งถ้าไม่ได้รู้จักกันเป็นการส่วนตัวกันมาก่อน ยิ่งต้องทำการบ้านให้ดีครับ เพราะจดหมายหรืออีเมลที่เราส่งไปจะเป็น ความประทับใจแรก ที่คนคนนั้นหรือองค์กรนั้นๆ จะมีต่อเรานะครับ ฉะนั้นคุณควรที่จะ…

  • หาข้อมูลมาให้ดี บุคคลหรือองค์กรที่เราจะติดต่อ มีชื่อเสียงเรียงนามว่าอะไร คนคนนั้นหรือองค์กรนั้นทำอะไร มีความเชี่ยวชาญด้านไหน มีผลงานอะไรบ้าง เขามีพันธกิจหรือความมุ่งมั่นที่จะทำอะไร อันนี้สำคัญนะครับ เพราะถ้ามันสอดคล้องกับสิ่งที่เราจะเขียนไปขอเนี่ย มันจะทำให้โอกาสประสบความสำเร็จสูง ลองคิดง่ายๆ สมมติว่าจะเขียนหาพี่ตูน อาทิวราห์ เพื่อขอสัมภาษณ์ ถ้าดันไปขอถามความเห็นเรื่องค่าเงินเฟ้อในเวเนซุเอลา มันก็คงไม่ใช่ จริงปะ (อันนี้ผมขอยกตัวอย่างแบบ Extreme สุดๆ จะได้เห็นภาพชัดๆ)
  • หาข้อมูลว่า ถ้าจะติดต่อคนคนนี้ หรือองค์กรนี้ ควรจะต้องติดต่อไปที่เบอร์โทรศัพท์อะไร อีเมลอะไร หรือถ้าจะส่งจดหมาย จะส่งไปที่ไหน จ่าหน้าหาใคร อันนี้ก็สำคัญครับ เพราะถ้าเราติดต่อได้ถูกคน เรื่องมันจะได้ดำเนินไปต่อได้ หากเราติดต่อไปผิดคนละก็ เรื่องมันอาจจะดำเนินไปได้ช้า เพราะมันต้องส่งต่อกันภายในหลายทอด หรือบางทีมันก็อาจจะถูกลืมหรือถูกมองข้ามไปเลย ซึ่งมันเกิดขึ้นได้บ่อย หากองค์กรที่คุณจะติดต่อมันเป็นองค์กรที่มีคนติดต่อมาเยอะอยู่แล้ว

การเขียนจดหมายหรืออีเมลเพื่อขอความอนุเคราะห์

ขอเริ่มด้วยการเขียนจดหมายหรืออีเมลเพื่อขอความอนุเคราะห์ก่อนนะครับ จดหมายหรืออีเมลประเภทนี้คือ เขียนไปขอความช่วยเหลือครับ เช่น ขอสปอนเซอร์ (เป็นของหรือเป็นเงิน) มาช่วยกิจกรรมหรือโครงการของเราครับ โครงสร้างของจดหมายแบบนี้มันจะเป็นอย่างนี้ครับ

ขึ้นต้นจดหมาย

วันที่: ใส่วันเดือนปีที่ออกจดหมายหรืออีเมลฉบับนี้
เรื่อง: วัตถุประสงค์ของจดหมายหรืออีเมลฉบับนี้
เรียน: บุคคลที่เราจะส่งถึง ควรเป็นบุคคลปลายทางที่จะรับจดหมายหรืออีเมลนี้
สิ่งที่แนบมา: ถ้าเกิดมีเอกสารอะไรแนบมาด้วยกับจดหมายนี้ ให้ระบุไว้เป็นรายการตรงนี้

เวลาเขียนถึงองค์กร (จะเป็นบริษัท หน่วยงานราชการ หรือพวกองค์กร มูลนิธิต่างๆ) มันมักจะมีบุคคลที่เรียกว่า Focal point หรือ คนที่ทำหน้าที่รอรับการติดต่อจากบุคคลภายนอก แต่บ่อยครั้งมักจะเป็นคนละคนกับคนที่เราจะเขียนจดหมายหรืออีเมลถึงนะครับ ฉะนั้นควรติดต่อไปที่ Focal point ก่อนว่า เราควรจะเขียนถึงใครดี เพราะแต่ละองค์กรก็อาจจะแตกต่างกันออกไป เช่น สมมติเราจะเขียนขอความอนุเคราะห์จากบริษัท A เพื่อขอสปอนเซอร์ คนที่เราควรเขียนถึงอาจจะเป็น ผู้จัดการทั่วไป แต่พอจะเขียนถึงบริษัท B อาจจะกลายเป็น ผู้จัดการฝ่าย CSR ก็เป็นไปได้

การเรียนถึงบุคคลที่ถูกต้อง จะช่วยให้จดหมายหรืออีเมลเราไม่ตกหล่น และได้รับการตอบรับ (หรือปฏิเสธ) ที่รวดเร็วยิ่งขึ้น

ตัวเนื้อหาจดหมาย

อย่าเขียนให้มันยืดเยื้อครับ ยาวเกินไปไม่มีใครอยากอ่าน เขียนให้ละเอียดแต่กระชับไม่เวิ่นเว้อ ปกติแล้วเขาจะแบ่งออกเป็นสามย่อหน้า โดยมีลำดับเนื้อหาตามนี้

  • ย่อหน้าแรก เขียนถึงความเป็นมาและเหตุผลที่เราเขียนจดหมายนี้ ตรงนี้บอกไปเลย เราเป็นใคร มาจากไหน กำลังทำอะไรอยู่ที่เป็นเหตุให้เราต้องเขียนจดหมายเพื่อขอความอนุเคราะห์ฉบับนี้ เช่น เป็นนักศึกษา คณะอะไร มหาวิทยาลัยอะไร กำลังทำกิจกรรมอะไร โดยวัตถุประสงค์ของกิจกรรมนี้คืออะไร
  • ย่อหน้าที่สอง เขียนสิ่งที่เราต้องการจะขอและจำนวนให้ชัดเจน ถ้าเป็นเงิน ก็ระบุจำนวนเงินไปเลย แต่ถ้ามีหลายสิ่ง อาจจะบอกว่ามีรายการอยู่ในเอกสารแนบ (แต่ปกติแล้ว ถ้าเกิดเราจะขอเป็นสิ่งของ แล้วมีหลายสิ่ง เรานี่ต้องมั่นใจสุดๆ ว่าเขายินดีจะให้ … ดีสุดคือ หารือนอกรอบกับ Focal point กันก่อนเลย แล้วจดหมายนี่คือแค่ทำให้เป็นทางการเฉยๆ) และหากเราจะ Bater (ให้ผลประโยชน์แลกเปลี่ยน) อะไร ก็บอกไว้ซะตรงนี้เลย หรือถ้ามันมีเยอะ ก็ให้ใส่เป็นเอกสารแนบไป
  • ย่อหน้าสุดท้าย ย่อหน้านี้คือการขอบคุณ ไม่ยากครับ ท่ามาตรฐานก็เช่น “จึงเรียนมาเพื่อขอความอนุเคราะห์และหวังเป็นอย่างยิ่งว่าคงได้รับการสนับสนุน…” ในการทำกิจกรรมนี้ หรืออะไรก็ว่าไป

แล้วปิดท้ายเป็น

ขอแสดงความนับถือ

เซ็นลายเซ็นตรงนี้

ชื่อ-นามสกุล [ถ้ามีตำแหน่ง ก็ใส่ไว้ตรงนี้ด้วย] [ถ้าใส่ตำแหน่งแล้ว ใส่สังกัดด้วยครับ]

ตัวอย่างแบบง่ายๆ

ลองสมมติสถานการณ์ขึ้นมาครับ ผมเป็นนักศึกษา คณะรัฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยเอ็กซ์วายซี จะเขียนจดหมายไปขอความอนุเคราะห์จากบริษัท เอบีซีดีอีเอฟจี จำกัด (มหาชน) เพื่อขอเงินสนับสนุนจำนวน 100,000 บาท มาใช้ในกิจกรรมออกค่ายการศึกษา ที่อำเภออุ้มผาง จังหวัดแม่ฮ่องสอน ผมพบว่าต้องเขียนจดหมายหาผู้จัดการทั่วไป ผมก็จะเขียนประมาณนี้ครับ


 

วันที่ 1 กันยายน พ.ศ. 2561

เรื่อง: ขอความอนุเคราะห์เงินสนับสนุนกิจกรรมออกค่ายเพื่อการศึกษา ที่จังหวัดแม่ฮ่องสอน
เรียน: ผู้จัดการทั่วไป บริษัท เอบีซีดีอีเอฟจี จำกัด (มหาชน)
สิ่งที่แนบมาด้วย:   1. รายละเอียดกิจกรรมออกค่ายเพื่อการศึกษา
2. กำหนดการกิจกรรมออกค่ายเพื่อการศึกษา
3. รายละเอียดค่าใช้จ่ายในกิจกรรมออกค่ายเพื่อการศึกษา
4. ตัวอย่างป้ายไวนิลเพื่อประชาสัมพันธ์บริษัท

ด้วยคณะรัฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยเอ็กซ์วายซี จะมีการจัดกิจกรรมออกค่ายเพื่อการศึกษาเป็นประจำทุกปี โดยปีนี้กิจกรรมดังกล่าวจะจัดขึ้นที่จังหวัดแม่ฮ่องสอน ในระหว่างวันที่ 2 – 9 ตุลาคม พ.ศ. 2561 โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ความช่วยเหลือด้านการศึกษาแก่เด็กชาติพันธุ์ในพื้นที่อำเภออุ้มผาง จังหวัดแม่ฮ่องสอน โดยจัดให้มีการเรียนการสอนวิชาต่างๆ อาทิ คณิตศาสตร์ ภาษาไทย สังคมศาสตร์ โดยมีกลุ่มเป้าหมายเป็นเด็กชาติพันธุ์อายุระหว่าง 6 – 15 ปี ในพื้นที่ จำนวน 350 คน และมีอาสาสมัครนักศึกษาจากคณะต่างๆ ในมหาวิทยาลัยเอ็กซ์วายซี จำนวนทั้งสิ้น 25 คนในการออกค่าย

คณะรัฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยเอ็กซ์วายซี จึงเรียนมาเพื่อขอความอนุเคราะห์การสนับสนุนเพื่อจัดกิจกรรมดังกล่าว เป็นเงินจำนวน 100,000 บาท (รายละเอียดของค่าใช้จ่ายตามเอกสารแนบ) โดยคณะยินดีที่จะให้การประชาสัมพันธ์บริษัทของท่านภายในกิจกรรมออกค่ายในรูปแบบของป้ายไวนิล พร้อมโลโก้และชื่อของบริษัทของท่าน ณ จุดจัดกิจกรรม

คณะรัฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยเอ็กซ์วายซี หวังเป็นอย่างยิ่งที่ท่านจะให้การพิจารณาและสนับสนุนกิจกรรมดังกล่าว ขอแสดงความนับถือ นาย ณเดชน์ ทานุกินะยะ ประธานนักศึกษา คณะรัฐศาสตร์ รุ่น 61 มหาวิทยาลัยเอ็กซ์วายซี

ขอแสดงความนับถือ

 

นาย ณเดชน์ ทานุกินะยะ
ประธานนักศึกษา คณะรัฐศาสตร์ รุ่น 61
มหาวิทยาลัยเอ็กซ์วายซี


 

หมายเหตุ: ตรงช่วงขอแสดงความนับถือด้านบน เนื่องจากข้อจำกัดใน Layout ของบล็อก ผมเลยไม่สามารถจัดให้มันเหมาะสมได้ ที่ถูกต้อง มันควรจะเป็นการจัดข้อมูลในจุดนี้ให้ชิดขวา แต่ว่าจริงๆ แต่ละบรรทัด มันควรจะพยายามถูกจัดให้อยู่กึ่งกลางของกันและกัน แบบนี้ ฉะนั้น หากจะก็อปปี้ไปใช้ ให้ระวังจุดนี้ด้วยนะครับ

 


 

ขอแสดงความนับถือ

นาย ณเดชน์ ทานุกิมิยะ
ประธานนักศึกษา คณะรัฐศาสตร์ รุ่น 61
มหาวิทยาลัยเอ็กซ์วายซี

 


 

กรณีที่ส่งเป็นอีเมล ตัวเนื้อหาอีเมลจะเป็นการเกริ่นนำ

ปกติแล้วเพื่อความเป็นทางการ จดหมายควรจะถูกส่งเป็นกระดาษ ไปถึงที่ตัวบุคคลหรือองค์กรนั้นๆ ครับ แต่ในยุครักษ์โลกแบบนี้ บางทีการส่งทุกอย่างเป็นอีเมลก็เป็นเรื่องอลุ้มอล่วยได้เช่นกัน แต่ถ้าเป็นแบบนั้น ตัวจดหมายขอความอนุเคราะห์และเอกสารแนบต่างๆ จะถูกทำเป็นไฟล์ PDF แนบไปกับอีเมล และเนื้อหาของอีเมลก็จะเป็นการเกริ่นนำไปยังตัวจดหมายอีกที เนื้อหาของอีเมลก์จะประมาณนี้ครับ

  • Subject: ใช้หัวเรื่องของจดหมายเป็น Subject ก็ได้
  • เนื้อหาอีเมล: แนะนำตัวเองว่าเราเป็นใคร ต้องการความอนุเคราะห์อะไร เพื่อไปทำอะไร แล้วก็เชื่อมโยงไปที่เอกสารแนบ ซึ่งเป็นจดหมายอย่างเป็นทางการ

เห็นแมะ … การเขียนจดหมายเพื่อขอความอนุเคราะห์มันก็ไม่ได้มีอะไรยากครับ จริงๆ แล้ว อยากจะบอกว่า ถ้าน้องๆ นักศึกษายังนึกไม่ออกว่าจะเขียนอะไรยังไง คนแรกที่น้องๆ ถามได้เลยอะ คือ อาจารย์ของน้องๆ ที่เป็นคนสั่งงานนั่นแหละครับ ถ้าเรียนมหาวิทยาลัยแล้ว มันหมดเวลาที่อาจารย์จะเป็นคนป้อนให้น้องๆ แล้วครับ น้องอยากได้อะไร อยากรู้อะไร ถ้าไม่ไปค้นคว้าหามาเอง ก็ต้องเอ่ยปากถามครับ

Post Author: นายกาฝาก

บล็อกเกอร์ต๊อกต๋อย ผู้นิยมชมชอบการรีวิวแบบไม่เกรงใจหน้าอินทร์หน้าพรหม ด้วยความเชื่อที่ว่า ถ้าคนอ่านเขาได้ทราบถึงข้อดีข้อเสียของผลิตภัณฑ์แล้วยังตัดสินใจซื้อ เขาจะมีปัญหากับผลิตภัณฑ์นั้นน้อยกว่าซื้อเพราะอ่านบล็อกที่เขียนมาอวย ... ก็เท่านั้นเอง

ใส่ความเห็น

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.